Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement beinhaltet die Planung und Organisation der Ressourcen eines Unternehmens, um eine bestimmte Aufgabe, ein Ereignis oder eine Pflicht zum Abschluss zu bringen. Es kann sich dabei um ein einmaliges Projekt oder eine laufende Aktivität handeln, und zu den verwalteten Ressourcen gehören Personal, Finanzen, Technologie und geistiges Eigentum. Projektmanagement wird oft mit den Bereichen Ingenieurwesen und Bauwesen und in letzter Zeit auch mit dem Gesundheitswesen und der Informationstechnologie (IT) in Verbindung gebracht, die typischerweise eine komplexe Reihe von Komponenten haben, die in einer bestimmten Art und Weise fertiggestellt und zusammengesetzt werden müssen, um ein funktionierendes Produkt zu schaffen.
Unabhängig von der Branche hat der Projektmanager in der Regel in etwa die gleiche Aufgabe: Er hilft bei der Definition der Projektziele und legt fest, wann die verschiedenen Projektkomponenten fertiggestellt werden sollen und von wem. Sie erstellen auch Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass die fertiggestellten Komponenten einem bestimmten Standard entsprechen. Das Projektmanagement hat endgültige Ergebnisse, die an einen endlichen Zeitrahmen und ein begrenztes Budget gebunden sind.
Aus diesem Grund benötigt ein Projektprofi ein breites Spektrum an Fähigkeiten; oft technische Fähigkeiten, und sicherlich auch Fähigkeiten im Umgang mit Menschen und ein gutes Geschäftsbewusstsein. Ein Projekt ist insofern zeitlich begrenzt, als es einen definierten Anfang und ein definiertes Ende hat und somit auch einen definierten Umfang und Ressourcen. Und ein Projekt ist insofern einzigartig, als es sich nicht um einen Routinevorgang handelt, sondern um eine spezifische Reihe von Vorgängen, die darauf ausgerichtet sind, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Daher umfasst ein Projektteam oft Personen, die normalerweise nicht zusammenarbeiten – manchmal aus verschiedenen Organisationen und über mehrere Standorte hinweg.
Die Entwicklung von Software für einen verbesserten Geschäftsprozess, der Bau eines Gebäudes oder einer Brücke, die Hilfsmaßnahmen nach einer Naturkatastrophe, die Ausweitung des Vertriebs auf einen neuen geografischen Markt – all das sind Projekte.
Verständnis des Projektmanagements
Im Allgemeinen umfasst der Projektmanagement-Prozess die folgenden Phasen: Planung, Initiierung, Ausführung, Überwachung und Abschluss.
Von Anfang bis Ende braucht jedes Projekt einen Plan, der festlegt, wie die Dinge in Gang kommen, wie sie gebaut werden und wie sie abgeschlossen werden. In der Architektur z. B. beginnt der Plan mit einer Idee, geht über zu Zeichnungen und führt weiter zur Erstellung eines Bauplans, wobei zwischen den einzelnen Schritten Tausende von kleinen Teilen zusammenkommen. Der Architekt ist nur eine Person, die ein Teil des Puzzles liefert. Der Projektmanager fügt alles zusammen.
Das Projektmanagement sorgt dafür, dass alles reibungslos, pünktlich und innerhalb des Budgets abläuft. Das heißt, wenn sich der geplante Zeitrahmen dem Ende zuneigt, kann der Projektmanager alle Teammitglieder weiter am Projekt arbeiten lassen, um es im Zeitplan zu beenden.
Arten des Projektmanagements
Viele Arten des Projektmanagements wurden entwickelt, um die spezifischen Anforderungen bestimmter Branchen oder Projekttypen zu erfüllen. Dazu gehören die folgenden:
- Wasserfall-Projektmanagement
Diese Art des Projektmanagements ähnelt dem traditionellen Projektmanagement, allerdings mit dem Unterschied, dass jede Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnt. Die Schritte sind linear und der Fortschritt fließt in eine Richtung – wie bei einem Wasserfall. Aus diesem Grund ist die Beachtung von Aufgabenreihenfolgen und Zeitplänen bei dieser Art des Projektmanagements sehr wichtig. Oft wächst die Größe des Teams, das an dem Projekt arbeitet, wenn kleinere Aufgaben abgeschlossen werden und größere Aufgaben beginnen.
- Agiles Projektmanagement
Die Computer-Software-Industrie war eine der ersten, die diese Methodik verwendet hat. Die Grundlage bilden die 12 Kernprinzipien des Agilen Manifests. Agiles Projektmanagement ist ein iterativer Prozess, der sich auf die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Ergebnisse konzentriert. Im Kern sind qualitativ hochwertige Ergebnisse das Ergebnis der Bereitstellung von Kundennutzen, der Interaktion im Team und der Anpassung an aktuelle Geschäftsumstände.
Agiles Projektmanagement folgt nicht einem sequenziellen, stufenweisen Ansatz. Stattdessen werden die Phasen des Projekts parallel zueinander von verschiedenen Teammitgliedern in einer Organisation abgeschlossen. Durch diesen Ansatz können Fehler gefunden und behoben werden, ohne dass das gesamte Verfahren neu gestartet werden muss.
- Schlankes Projektmanagement
Bei dieser Methodik geht es um die Vermeidung von Verschwendung, sowohl von Zeit als auch von Ressourcen. Die Prinzipien dieser Methodik wurden aus der japanischen Fertigungspraxis entnommen. Die Hauptidee dahinter ist, mit weniger Ressourcen mehr Wert für den Kunden zu schaffen.
Es gibt noch viel mehr Methoden und Arten des Projektmanagements als die hier aufgeführten, aber diese sind einige der gängigsten. Welcher Typ verwendet wird, hängt von der Präferenz des Projektmanagers oder des Unternehmens ab, dessen Projekt gemanagt wird.
Beispiel für Projektmanagement
Nehmen wir an, ein Projektmanager ist damit beauftragt, ein Team zur Entwicklung von Softwareprodukten zu leiten. Er beginnt damit, den Umfang des Projekts festzulegen. Dann weist er dem Projektteam, zu dem Entwickler, Ingenieure, technische Redakteure und Qualitätssicherungsspezialisten gehören können, Aufgaben zu. Der Projektmanager erstellt einen Zeitplan und setzt Fristen.
Oft verwendet ein Projektmanager visuelle Darstellungen des Arbeitsablaufs, wie z. B. Gantt-Diagramme oder PERT-Diagramme, um zu bestimmen, welche Aufgaben von welchen Abteilungen erledigt werden sollen. Er legt ein Budget fest, das genügend Mittel enthält, um das Projekt auch bei unerwarteten Unwägbarkeiten innerhalb des Budgets zu halten. Der Projektmanager stellt auch sicher, dass das Team über die notwendigen Ressourcen verfügt, um ein Softwareprodukt zu erstellen, zu testen und bereitzustellen.
Wenn ein großes IT-Unternehmen, wie z. B. Cisco Systems Inc., kleinere Unternehmen übernimmt, besteht ein wichtiger Teil der Aufgabe des Projektmanagers darin, die Mitglieder des Projektteams mit unterschiedlichem Hintergrund zu integrieren und ihnen ein Gefühl für die gemeinsame Zielsetzung zu vermitteln, um das Endziel zu erreichen. Projektmanager verfügen zwar über ein gewisses technisches Know-how, haben aber auch die wichtige Aufgabe, hochrangige Unternehmensvisionen umzusetzen und greifbare Ergebnisse pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.
Skills für den Erfolg
Um sicherzustellen, dass der Projektmanagementprozess reibungslos abläuft, müssen Projektmanager über eine Reihe von Fähigkeiten und Kenntnissen verfügen. Erfolgreiche PMs zeichnen sich durch ein hohes Maß an Organisation und Detailgenauigkeit, ein Verständnis für die großen Unternehmensziele, die Fähigkeit zum Risikomanagement, Einfallsreichtum, exzellente Kommunikationsfähigkeiten und gute Führungsqualitäten aus. Laut dem Project Management Institute ist auch eine Offenheit für Selbsteinschätzung und Re-Evaluation hilfreich.
Techniken des Projektmanagements
Auch wenn der Standardprozess des Projektmanagements relativ stabil ist, kann die Art und Weise, wie ein Projektmanager ihn durchführt, variieren. In der Tat gibt es verschiedene Ansätze, die Projektmanager wählen können, um ihre Projekte durch den Prozess zu führen. Einige der beliebtesten können wie folgt kategorisiert werden:
- Traditionelle, sequenzielle Methoden, wie z. B. Wasserfall und Critical Path Method (CPM): Diese Ansätze sind in der Regel am besten für Projekte geeignet, die ein physisches, greifbares Produkt wie ein Gebäude oder einen Computer hervorbringen.
- Agile Methoden, wie z. B. Scrum, Kanban, Extreme Programming und Adaptive Project Framework: Diese Methoden wurden ursprünglich für Software-Entwickler entwickelt und sind am sinnvollsten für Projekte, bei denen sich Aufgaben oder Prioritäten ändern können.
- Ansätze mit einem Fokus auf Änderungsmanagement, wie z. B. Event Chain Methodology (ECM) und Extreme Project Management: Diese Ansätze berücksichtigen die Möglichkeit massiver Änderungen während der Projektlaufzeit und bauen ein gewisses Maß an Flexibilität ein.
- Ein prozessbasierter Ansatz, wie z. B. Lean-Projektmanagement: Lean konzentriert sich auf Effizienz und die Reduzierung von Verschwendung und kann in fast jeder Branche angewendet werden.
