Was ist Payroll Management?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wichtiges Dokument, das von Organisationen und Unternehmen für die tägliche Personalverwaltung verwendet wird. Es handelt sich um ein Dokument, das eine Liste aller Mitarbeiter eines Unternehmens enthält, die eine Vergütung für die geleistete Arbeit oder die dem Unternehmen angebotenen Dienstleistungen erhalten. Sie gibt einen Überblick über die gesamten Zahlungen, die ein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums an seine Mitarbeiter geleistet hat. Eine Lohn- und Gehaltsliste hat folgende Funktionen.

Sie enthält die Vergütungsstrategie eines Unternehmens, die Prämien, Urlaub und Abzüge umfassen kann.

Sie liefert eine detaillierte Lohnabrechnung, die für verschiedene Zwecke verwendet werden kann. Sie bietet auch eine detaillierte Aufschlüsselung des Gehalts oder Lohns.

Es wird für die Zahlung von Gehältern oder Löhnen verwendet.

Es wird verwendet, um Eingaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu sammeln.

Er wird zur Ermittlung der tatsächlichen Vergütung verwendet.

Für eine effiziente Verwaltung der finanziellen Aktivitäten muss ein Unternehmen mit mehr als einem Mitarbeiter über eine umfassende Lohn- und Gehaltsliste verfügen. Die Hauptfunktion der Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, ein Unternehmen bei der rechtzeitigen Auszahlung der Löhne und Gehälter seiner Mitarbeiter zu unterstützen. Sie hilft auch bei anderen wichtigen Tätigkeiten wie Einkommensteuer, Arbeitslosensteuer und Sozialversicherung.

In den meisten Fällen wird eine Lohn- und Gehaltsabrechnung von dem Staat vorgeschrieben, in dem ein Unternehmen tätig ist. In einigen Ländern muss das Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erstellen.

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung handelt es sich um die Verwaltung und das Management von Finanzberichten für das Personal, z. B. Löhne, Gehälter, Abzüge, Prämien und andere relevante Finanzunterlagen. Dazu gehört auch eine kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung der Lohndatenbank, um sicherzustellen, dass der Status quo in Bezug auf die Vergütung der Mitarbeiter stets erfasst wird.

Bedeutung der Gehaltsabrechnung

Die Führung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung durch ein Unternehmen ist für das Tagesgeschäft und auch für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften äußerst wichtig. In den meisten Fällen führen die Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Hilfe einer Software durch, die in der Regel halbautomatisch und einfach zu bedienen ist. Die Bedeutung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, des Besitzes und der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird im Folgenden hervorgehoben.

In den meisten Fällen ist der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein sich wiederholender und lästiger Vorgang, der leicht zu Fehlern führen kann. Die Optimierung des Prozesses durch den Einsatz von Computern und Softwareanwendungen minimiert die Möglichkeit solcher Fehler. Außerdem stellen Computer Datenbanken zur Verfügung, die leicht auf Speichergeräten und anderen entfernten Online-Cloud-Speichersystemen gespeichert werden können, auf die mit Anmeldedaten zugegriffen werden kann. Dies ermöglicht eine wichtige Sicherung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für den Fall eines Systemausfalls oder eines Hardwareschadens.

Dies ermöglicht auch eine grafische Darstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Unternehmens, die für finanzielle Beurteilungen unerlässlich ist. In Fällen von Lohnerhöhungen kann eine einfache Berechnung dem Unternehmen die vollen Auswirkungen einer solchen Anpassung auf die Finanzen des Unternehmens zeigen.

Viele Unternehmen verbringen viel Zeit mit der Verwaltung von Unternehmens- und Personaleinkommenssteuern. Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist von entscheidender Bedeutung, da sie nicht nur die Organisation und Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtert, sondern auch wertvolle Zeit spart, die für andere wichtige Unternehmensaktivitäten genutzt werden kann. Ohne eine ordnungsgemäße Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatenbank kann die Abrechnung relevanter Faktoren wie Überstunden, Urlaub und Boni ziemlich schwierig werden. Außerdem können für die verschiedenen Mitarbeiter unterschiedliche Steuern und Abzüge gelten. Eine anwendungsbasierte Lösung spart daher wertvolle Zeit, da die Bearbeitung bestehender Lohn- und Gehaltsabrechnungen vereinfacht und teilautomatisiert wird.

In den meisten Fällen ist das Sicherheitsprotokoll für die Gehaltsabrechnungsdatenbank von hoher Qualität. Die Daten der Mitarbeiter werden stets so vertraulich wie möglich behandelt, was sich in verschiedenen Stufen von Verwaltungsrechten und Privilegien für den Zugriff auf die Gehaltsdatenbank niederschlägt. Außerdem können die Mitarbeiter auf die Aufschlüsselung ihrer Bezüge zugreifen.

Die meisten modernen Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme sind kostengünstig, da es sich in den meisten Fällen um Remote-Cloud-Lösungen handelt. Ein Unternehmen benötigt nur ein aktives Abonnement, um die Datenbank zu pflegen. Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen die wenigste teure Hardware, was viele Ressourcen spart. Außerdem kann ein Unternehmen seine Anforderungen schnell erweitern oder reduzieren.

Prozess der Gehaltsabrechnung

Der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das, was ein Unternehmen bei der Verwaltung und Umsetzung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen tut. In diesem Prozess verwendet das Unternehmen Softwareanwendungen, um Mitarbeiterdaten zu erfassen und Gehälter, Arbeitszeiten, Urlaub, Boni und Abzüge sowie andere Funktionen der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verwalten.

Der Prozess umfasst auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für die Bezahlung der Mitarbeiter, einschließlich der Einkommensteuer.

Zum Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört auch die Einrichtung eines Mechanismus und eines Systems zur Behebung von Mitarbeiterbeschwerden.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Integrität und finanziellen Stabilität eines Unternehmens. Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung schlecht verwaltet wird, sind Unternehmen anfällig für Betrug.

Prozessschritte der Gehaltsabrechnung

Der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert eine sorgfältige und gewissenhafte Planung. Kontinuierliche Überprüfung und Überwachung von Änderungen der Angaben zu bestimmten Mitarbeitern in Bezug auf Zahlungen, Abzüge und andere finanzielle Leistungen. Der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht aus drei verschiedenen Phasen, die vor, während und nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung liegen.

  1. Vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Es werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, z. B. Prämien, Urlaub und andere Leistungen. Die Festlegung dieser Faktoren beruht auf der Zustimmung der Entscheidungsträger des Unternehmens. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in kleinen Unternehmen wird von weniger Faktoren beeinflusst. Bei größeren Unternehmen sind für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Regel Softwareanwendungen erforderlich, die den gesamten Prozess vereinfachen. In beiden Fällen müssen alle verarbeiteten Daten mit den Unternehmensrichtlinien und -verfahren übereinstimmen.

  1. Bei der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung

Es werden geprüfte Daten verwendet. Diese Phase umfasst Berechnungen, Steuern, Boni und Abzüge. Alle Beträge werden validiert und überprüft, um Genauigkeit zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden.

  1. Nach der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung

Hier werden alle Abzüge vorgenommen. Die auf der Gehaltsabrechnung veranschlagten Gesamtmittel werden über die entsprechenden Zahlungskanäle ausgezahlt.

Methoden der Gehaltsabrechnung

Es gibt drei grundlegende Methoden der Lohn- und Gehaltsabrechnung: die Excel-basierte, die ausgelagerte und die Lohn- und Gehaltsverwaltungssoftware.

Excel

Dies ist die billigste Option für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Vor allem Start-ups und kleinere Unternehmen nutzen diesen Ansatz. Bei dieser Methode wird eine Vorlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung entwickelt, die Berechnungen und die Verwendung von mathematischen Formeln in Excel-Tabellen ermöglicht. Der Nachteil dieser Methode ist, dass sie schwierig zu verwalten und fehleranfällig ist.

Ausgelagert

Dies ist eine Option für Unternehmen, die über die entsprechenden Ressourcen verfügen. Das Unternehmen beauftragt einen externen Dienstleister mit der Lohnbuchhaltung. Für jeden Zahlungszyklus stellt das Unternehmen einen aktualisierten Zahlungsplan zusammen und schickt ihn zur Bearbeitung an den Gehaltsberater. Der Lohnbuchhalter ist für die Überprüfung und Aktualisierung aller Zahlungen und Abzüge zuständig, die den einzelnen Mitarbeitern zustehen. Auch wenn diese Option die Arbeit des Unternehmens vereinfacht, kann das Erfordernis der Vertraulichkeit das Unternehmen davon abhalten, die Lohn- und Gehaltsverwaltung auszulagern.

Software für die Gehaltsabrechnung

Dies ist eine vereinfachte Option für ein Unternehmen. Es gibt mehrere zuverlässige Anwendungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, aus denen man wählen kann. Solche Softwareanwendungen bieten in der Regel eine Vorlage für die Eingabe von Mitarbeiterdaten und relevanten Eingabefaktoren. Die Größe und die Zusammensetzung des Unternehmens bestimmen, welche Art von Lohnsoftware für den täglichen Betrieb am besten geeignet ist.

Andere Abrechnungsmethoden

Es gibt verschiedene Arten der Gehaltsabrechnung für Unternehmen – direkte Einzahlungen, Schecks (schriftlich oder gedruckt), Bargeld oder Lohnkarten. Während Unternehmen zwischen diesen Arten der Lohnabrechnung wählen können, werden die Mitarbeiter nach drei bestimmten Tarifen bezahlt:

Gehaltsabrechnungs-Management-System

Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ist ein Softwaretool, das die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht. Die Software hilft einem Unternehmen oder einer Organisation bei der Verwaltung von Gehältern, Löhnen, Steuerabzügen, Versicherungsprämien und anderen Aspekten der Vergütung von Mitarbeitern.

Unternehmen nutzen die Lohnsoftware auch, um die Abwesenheit von Mitarbeitern oder die Anhäufung von Urlaubstagen zu erfassen. Sie können die Software als eigenständige Anwendung oder als Teil eines HR-Softwarepakets nutzen.

Vorteile von Software für die Gehaltsabrechnung

Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist nützlich für die Einhaltung von Gesetzen – so bleiben Sie auf dem Laufenden, was staatliche und bundesstaatliche Gesetze angeht.

Die Automatisierung beschleunigt die Lohn- und Gehaltsabrechnung und erleichtert die Erstellung von Berichten, z. B. für die Steuererklärung. Die Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt u. a. 1099-MISCs, 1099 und W2s, die für die Steuererklärung sehr wichtig sind.

Datenschutz für die Finanzdaten von Mitarbeitern und Unternehmen, was bei der Auslagerung an Drittanbieter wahrscheinlich nicht der Fall ist.

Portale können den Mitarbeitern Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungsdaten und zur Selbstbedienung bieten.

Schauen wir uns zwei der Vorteile an: Steuerberichte und ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter.

Die Erstellung von Steuerformularen kann für Ihre Personalabteilung ein Alptraum sein. Mit einer Gehaltsabrechnungssoftware werden alle Steuerformulare für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen automatisch erstellt. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem hilft bei der Berechnung der Steuern, auch bei unterschiedlichen Steuersätzen und in verschiedenen Bundesländern. Das System wird automatisch aktualisiert, wenn sich die Steuersätze ändern, so dass Ihre Personalabteilung immer auf dem Laufenden ist.

Große Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern benötigen ein Gehaltsabrechnungssystem, auf das sie über eine Selbstbedienungsoption zugreifen können.

Die Personalverantwortlichen sind von der Pflicht entbunden, die Mitarbeiter über ihre Daten zu informieren. Jeder Mitarbeiter kann die Selbstbedienungsoption nutzen, um die von ihm benötigten Informationen zu überprüfen, wie z. B. Freizeit, Leistungen und Abzüge. Wenn sie Änderungen am System vornehmen müssen, können sie dies online tun, ohne unbedingt das Personalbüro aufsuchen zu müssen.

Die Tatsache, dass es eine Selbstbedienungsoption gibt, kann zu einer falschen Dateneingabe führen.  Sobald neue Daten eingegeben werden, die sich von denen der vorherigen Gehaltsabrechnungen unterscheiden, sendet das System eine Warnmeldung an die Personalabteilung, die den Fehler dann überprüfen und gegebenenfalls korrigieren kann. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine Unstimmigkeiten unentdeckt bleiben können.