Un guide rapide pour choisir la bonne solution de paie

Un guide rapide pour choisir la bonne solution de paie

 

Votre solution de paie est essentielle au bien-être de votre entreprise et de vos employés. Le bon système offre une expérience automatisée, précise et transparente qui contribue à la satisfaction des employés, améliore l’efficacité de la paie et fournit des informations exploitables aux parties prenantes.

Que devez-vous considérer lors du choix d’une nouvelle solution de paie et pourquoi?

Notre guide de démarrage rapide vous guide à travers les fonctionnalités et les avantages tels que la facilité d’utilisation, les processus automatisés, la conformité réglementaire, y compris les lois sur les vacances et les taxes, les rapports complets, l’intégration avec les systèmes RH, les déclarations de revenus, les portails en libre-service, l’accès mobile et l’assistance.

Oui, les logiciels de paie ont parcouru un long chemin. Mais par où commencer?

Étape 1. Comprenez les exigences salariales de votre entreprise.

Avant même de chercher des solutions possibles, il est important de définir les besoins de votre entreprise. Dans cet exercice, vous pouvez vous concentrer sur la recherche d’une solution avec la taille et les fonctionnalités appropriées et sur l’élimination des options inappropriées.

Commencez par la documentation:

Autres considérations:

Étape 2. Comprenez vos besoins d’analyse commerciale

Des générations d’entreprises se sont appuyées sur des feuilles de calcul pour rendre compte de leur masse salariale. Heureusement, la plupart des solutions de paie modernes offrent des rapports en un seul clic en temps réel.

La question, cependant, est de quels rapports avez-vous besoin? Ils peuvent inclure:

Étape 3: Comprenez la conformité de votre paie et les exigences contractuelles

Le respect des lois du travail locales n’est pas négociable pour votre entreprise. Le non-respect de la loi (et du service fiscal) peut être coûteux en termes de réputation, d’engagement des employés et de sanctions financières.

Vos obligations légales et contractuelles comprennent:

Étape 4: faites vos devoirs (la chose excitante!)

Vous pouvez maintenant commencer à chercher la solution parfaite. Prenez le temps d’examiner les fonctionnalités du logiciel de paie, à la fois incontournables (lois sur les salaires et le travail, sécurité sociale et obligations contractuelles) et utiles (comme le libre-service et la mobilité).

Votre objectif est d’évaluer les avantages et les inconvénients de chaque solution de paie que vous identifiez et qui correspond aux besoins, au budget et au type d’entreprise minimaux de votre entreprise et de vos employés.

Fonctions à croiser:

Nuage: C’est une caractéristique sérieusement non négociable. Avec le logiciel de comptabilité en ligne, vous pouvez accéder et contrôler vos données comptables 24 heures sur 24. Les informations peuvent être facilement mises à jour et partagées avec l’équipe financière ou l’IRD. La sécurité cloud robuste réduit considérablement les risques potentiels de salaire et de salaire, les mises à jour et les corrections logicielles sont automatisées et effectuées immédiatement, et le besoin de support informatique interne est minime. Une solution de paie basée sur le cloud prend également en charge la croissance de l’entreprise et facilite l’ajout de nouveaux employés.

Adaptation: Bien que les meilleures pratiques en matière de paie puissent être universelles, avec un bon système de paie, vous pouvez personnaliser les processus, les modèles, les écrans, les rapports, etc. pour refléter vos besoins, votre marque et votre culture d’entreprise uniques.

la flexibilité : Avec l’événement COVID-19, la forme et le type de main-d’œuvre ont radicalement changé. Le système prend-il en charge votre capacité à gérer des employés à temps plein, à temps partiel, contractuels ou flexibles?

Intégration RH: En consolidant les données de vos systèmes de paie et de RH, vous gagnez du temps, améliorez la précision, l’accessibilité et l’efficacité, et bénéficiez d’une comptabilité transparente et de rapports complets en temps réel.

Autres intégrations: par L’intégration dans les logiciels de paie connexes tels que les cartes de pointage ou les listes de présence réduit considérablement le temps requis pour la saisie manuelle des données souvent sujette à des erreurs. Avec toutes vos données en un seul endroit, vous disposez d’un processus de facturation précis, sans ordinateur et optimisé.

Conformité : Gagnez du temps et évitez les maux de tête avec une solution logicielle qui vous permet de vous conformer à 100% aux lois locales. Un fournisseur réputé s’assure que votre logiciel est toujours conforme aux dernières lois, y compris les taux de rémunération mis à jour, PAYE, KiwiSaver, l’indemnité de vacances pour les employeurs.

Support local: Le Le support ne doit jamais être plus qu’un simple appel et doit être disponible pendant vos heures d’ouverture. Vous devez vous attendre au moins à une assistance personnelle en direct par chat, par courrier électronique ou par téléphone, ainsi qu’à un accès à la demande à des guides d’utilisation et des didacticiels détaillés.

Rapports: un L’analyse détaillée et en temps réel de la paie de votre entreprise en un seul clic permet de gagner du temps administratif et de réduire les erreurs. Avec des informations financières et RH précises (comme des rapports ou des tableaux de bord, ou les deux!), Vous pouvez prendre des décisions éclairées et en temps opportun.

Convivialité: Recherchez un système de facturation qui rend le fardeau de votre équipe de facturation plus facile, pas plus exigeant ni plus complexe. Le logiciel doit être intuitif, convivial et rapide à apprendre. Et il devrait continuer à évoluer et à s’améliorer.

Dépôt sur salaire: À compter d’avril 2019, les entreprises qui paient un PAYE annuel et une taxe de cotisation à la pension de retraite des employeurs de plus de 50000 EUR doivent utiliser le dépôt électronique des jours de paie. Votre solution de paie devrait éliminer le besoin de télécharger des fichiers et à la place envoyer automatiquement vos informations à l’IRD.

Automatisation et notifications: L’automatisation du salaire et La paie change la vie! Recherchez un système qui comprend des feuilles de temps automatisées, des calculs de crédit d’impôt et de vacances et la gestion du dépôt direct. Ne manquez plus jamais une tâche ou un rendez-vous grâce aux notifications par e-mail et SMS, aux rappels et aux notifications push.

Portail libre-service des employés: Un portail en libre-service offre non seulement à vos employés un accès facile à leurs données comptables, mais réduit également la charge de travail administrative de l’équipe de paie. Les employés peuvent consulter et télécharger les fiches de paie, les informations fiscales et les vacances accumulées, mettre à jour leurs données et même réserver pendant les vacances. Et c’est un moyen idéal pour un employé de télécharger les dépenses professionnelles et de demander le paiement.

Accès mobile: Pour plus de commodité et d’efficacité, choisissez une solution qui est soit un site Web adapté aux mobiles, soit une application.

Résumé

Une compréhension approfondie de vos besoins devrait vous aider à décider quelle solution de paie convient le mieux à votre entreprise, à vos employés et à votre budget.

Les systèmes de paie ont considérablement changé au cours de la dernière décennie. Par conséquent, il est important de vous assurer que vous réalisez la valeur de l’innovation technologique fondamentale plutôt que d’adopter un système qui a simplement été repensé. Ou pire, vous ne pouvez pas répondre à vos besoins de conformité ou offrir une assistance locale.

Lors de la création de votre liste restreinte de solutions de paie, n’oubliez pas de lire les avis clients. Les commentaires des utilisateurs sur les capacités de la solution et la qualité du support du fournisseur sont inestimables pour votre processus de prise de décision.

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