Pay Roll 2

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Der Begriff „Gehaltsabrechnung“ bezieht sich eigentlich auf die Liste der Mitarbeiter, die von einem Unternehmen eine Vergütung erhalten. Die meisten Unternehmen verwenden den Begriff jedoch im Allgemeinen für das Geld, das an die Mitarbeiter ausgezahlt wird, oder für die Aufzeichnungen, in denen detailliert festgehalten wird, wie viel jeder Mitarbeiter verdient hat. Der Begriff Gehaltsabrechnung kann sich auch auf das Unternehmen, die Abteilung oder die Software beziehen, die für die Bearbeitung von Gehaltsschecks und Steuern verwendet wird, oder auf den Prozess der Berechnung und Verteilung von Gehaltsschecks für Mitarbeiter.

Die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine sehr wichtige Funktion in jedem Unternehmen und erfordert ein Verständnis der geltenden Vorschriften, detaillierte Steuerkenntnisse, um eine ordnungsgemäße Einbehaltung und Ablage zu gewährleisten, sowie ein gut organisiertes System, mit dem jedem Mitarbeiter der richtige Geldbetrag ausgezahlt werden kann. Für viele Unternehmen kann die Verwendung von Gehaltsabrechnungssystemen oder die Auslagerung der Gehaltsabrechnung dazu beitragen, den Stress zu verringern und Fehler zu minimieren.

Gehaltsabrechnung und Formular W-4

Das Formular W-4 ist für jeden Mitarbeiter erforderlich und hilft dabei, die Daten und den Status der Steuererklärung zu überprüfen. Das Formular W-4 sollte von jedem Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Einstellung ausgefüllt werden, um die Einhaltung der Steuergesetze und anderer Vorschriften zu gewährleisten. Das Formular W-4 kann mit Hilfe der papierlosen Onboarding-Funktion einiger HRIS-Lösungen elektronisch ausgefüllt und unterschrieben werden, was dazu beiträgt, Unordnung zu vermeiden und genauere und geordnetere Unterlagen zu gewährleisten.

Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung

Die Zeiterfassung ist ein wichtiger Bestandteil der Lohnabrechnung. Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter im Angestelltenverhältnis oder auf Stundenbasis beschäftigt sind, kann die Zeiterfassung dazu beitragen, dass die Mitarbeiter den korrekten Betrag für die geleistete Arbeitszeit erhalten, und sie kann ein Unternehmen rechtlich absichern. Wenn die Zeiterfassung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung elektronisch erfolgen, kann es sehr hilfreich sein, die Systeme zu verbinden, damit die geleisteten Arbeitsstunden nahtlos in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem importiert werden können.

Berechnung der Gehaltsabrechnung

Der Bruttolohn eines Angestellten wird berechnet, indem man die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn multipliziert. Bei Angestellten entspricht der Bruttolohn dem Gehalt pro Lohnperiode. Der tatsächliche Betrag, den jeder Arbeitnehmer erhält, ist jedoch der Nettolohn, der sich aus dem Bruttolohn abzüglich aller Abzüge ergibt.

Abzüge von der Gehaltsabrechnung

Zu den Abzügen auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören viele verschiedene Posten, darunter:

  • Bundeseinkommenssteuer
  • Sozialversicherungsabgaben
  • Staatliche Einkommenssteuern
  • Lokale Steuerabzüge
  • Krankenkasse
  • Zahnversicherung
  • Wohltätige Beiträge
  • Pfändungen

Verarbeitung der Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen regelmäßig bearbeitet werden und müssen jedes Mal korrekt sein. Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die meisten Unternehmen den größten Einzelposten darstellt, ist es sehr wichtig, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf effiziente und zuverlässige Weise durchgeführt wird. Für die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es mehrere Möglichkeiten.

Die manuelle Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine kostengünstige Option, kann aber mühsam sein. Das Finanzamt stellt Steuertabellen zur Verfügung, die Sie zur Berechnung der Abzüge verwenden können, aber auch freiwillige Abzüge müssen berechnet werden. Bei der manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung kann es schwieriger sein, gute Aufzeichnungen zu führen, Informationen zu organisieren und eine einheitliche Genauigkeit zu gewährleisten.

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zwar eine teure Option, kann Ihnen aber Arbeitszeit sparen und kostspielige Fehler vermeiden. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen kümmert sich um alle Ihre Steuern und andere Lohn- und Gehaltsabrechnungsangelegenheiten und gewährleistet ein hohes Maß an Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Ein Lohnbuchhaltungsunternehmen kann Ihnen auch bei der Beantwortung Ihrer Fragen helfen.

Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein gutes Mittelmaß, das für die meisten Unternehmen erschwinglich und einfach zu bedienen ist, so dass es eine gewisse Zeitersparnis bringt. Es gibt viele verschiedene Softwareoptionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, so dass Sie den Umfang der Unterstützung auswählen können, den Sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen. Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware immer noch intern erledigt wird, kann es einfacher sein, Änderungen vorzunehmen und historische Daten abzurufen, was ebenfalls ein Vorteil gegenüber dem Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung sein kann.

Daten zur Gehaltsabrechnung

Unternehmen geben sich große Mühe, die Gründe für bestimmte Geschäftstrends und Ausgaben herauszufinden, und sind ständig bestrebt, Analysen und Daten aus der Vergangenheit zu nutzen, um bessere Entscheidungen für die Gegenwart und Zukunft zu treffen. Wenn Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten in diesem Zusammenhang nicht berücksichtigt werden, kann ein großes Stück des Puzzles verloren gehen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Gehaltsabrechnungsdaten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen und -ergebnissen genutzt werden können, aber diese sind vielleicht nicht auf den ersten Blick ersichtlich.

Ursachen für Personalengpässe aufspüren

Spitzen bei den Überstunden können auf einen Personalmangel hinweisen, der letztendlich zu größeren Problemen wie Produktivitäts- und Umsatzeinbußen führen kann. Überstundenspitzen sind zwar nur ein kleiner Teil der Gehaltsabrechnungsdaten, der auf ein Problem hinweist, doch können Gehaltsabrechnungsdaten auch dazu verwendet werden, das Rätsel zu lösen, warum es zu Personalengpässen kommt. Durch die Auswertung historischer Daten lässt sich möglicherweise feststellen, ob die Personalknappheit saisonal bedingt ist, auf Abrufe zurückzuführen ist oder auf ein größeres Problem zurückzuführen ist.

Anhand von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, die in Berichten mit anderen Personaldaten zusammengeführt werden, lässt sich möglicherweise feststellen, ob ein langsamer Einstellungs- oder Schulungsprozess die Ursache für Personalengpässe ist oder ob es ein Problem mit der Mitarbeiterbindung gibt. Wenn der genaue Grund für die Personalknappheit ermittelt wird, können die Probleme behoben werden, um in Zukunft bessere Ergebnisse zu erzielen, z. B. weniger Überstunden und eine höhere Mitarbeiterbindung.

Zusammenführung von Leistungsdaten und Gehaltsabrechnungsdaten

Auch wenn die Vergütung nicht der einzige Faktor ist, der die Leistung eines Mitarbeiters beeinflusst, sind Leistung und Vergütung unbestreitbar miteinander verbunden. Leistungsbeurteilungen zur Unterstützung von Gehaltserhöhungen sind gängige Praxis, aber die parallele Betrachtung von Leistungsdaten und Gehaltsabrechnungsdaten kann die Vergütungsentscheidungen auf eine neue Ebene heben. Durch die Optimierung der Prozesse zur Festlegung von Gehaltserhöhungen kann die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden, und das Unternehmen kann von einer höheren Produktivität profitieren.

Zusätzlich zu den Gehaltserhöhungen und dem Grundgehalt kann es hilfreich sein, zu überprüfen, wie gut Boni als Anreiz funktionieren. Gibt es offensichtliche Leistungsspitzen, bessere Bewertungen des Kundendienstes oder andere Verbesserungen, die mit den gewährten Prämien zusammenhängen? Wenn Sie diese Informationen an einer Stelle zusammenfassen, können Sie sich ein Bild davon machen, wie gut die Boni die gewünschten Ergebnisse fördern, und wenn sie nicht funktionieren, können Sie rechtfertigen, sie aus dem Plan zu streichen und andere Faktoren zu versuchen.

Verwendung von Personalabrechnungsdaten für die Budgetierung

In vielen Unternehmen werden Personalbudgets anhand der Daten des Vorjahres erstellt, um zu sehen, wie nahe die tatsächlichen Ergebnisse an den Prognosen liegen. Dieser Prozess ist nicht völlig nutzlos, aber er ist fehlerhaft, wenn Gehaltserhöhungen und andere Daten aus der Gehaltsabrechnung nicht berücksichtigt werden. Die Verwendung aktueller Lohn- und Gehaltsdaten zur Begründung von Budgeterhöhungen gegenüber dem Vorjahr kann dazu beitragen, Budgetüberschreitungen zu vermeiden und die tatsächlichen Ergebnisse näher an die Prognosen heranzuführen.

Die Verwendung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten zur Ermittlung der Gründe für bestimmte Vorgänge in einem Unternehmen kann einen besseren Überblick über die Arbeitsweise des Unternehmens vermitteln und die Entscheidungsfindung optimieren. Indem Sie das Potenzial des HRIS voll ausschöpfen und die Gehaltsabrechnungsdaten mit anderen Daten integrieren, tragen Sie auch dazu bei, dass Ihr Unternehmen die beste Rendite für die HRIS-Investition erhält.