Qu’est-ce que la fiche de paie ?
La fiche de paie est la fonction employée par une entreprise pour payer ses employés1. Elle comprend la distribution d’argent sous forme de chèques et de dépôts directs. Elle comprend également la tenue d’enregistrements de ces paiements et le paiement d’impôts au nom de ces employés. La fiche de paie est utilisée à la fin de l’année fiscale pour déterminer les salaires annuels des employés. Une entreprise peut utiliser la fiche de paie comme acronyme de l’ensemble de ses effectifs ou des coûts de ce personnel. Une entreprise peut aussi dire qu’elle «procède à la fiche de paie», ce qui peut signifier qu’elle traite les chèques de paie ou qu’elle calcule les impôts qu’elle doit pour ces employés.
La fiche de paie est la rémunération qu’une entreprise doit verser à ses employés pour une période donnée ou à une date donnée. Elle est normalement gérée par la comptabilité ou le SERVICE des ressources humaines d’une entreprise. Dans le cas des petites entreprises, la fiche de paie peut également être réglée directement par le titulaire ou un employé. Le traitement de la fiche de paie est une activité fastidieuse et critique. Si vous retirez cette tâche à vos collaborateurs, ils peuvent se concentrer sur un travail plus créatif et plus productif. De plus en plus de propriétaires d’entreprises et de dirigeants optent pour l’externalisation de la fiche de paie afin de garantir la confidentialité des données de paie qui ne peuvent pas être aussi bien protégées lors d’un traitement interne. L’externalisation de la fiche de paie délocalise un certain nombre de tâches de la fiche de paie à un prestataire, ce qui permet aux entreprises de traiter la fiche de paie plus rapidement que jamais. Le concept consiste à ce que l’entreprise, en engageant un sous-traitant de la fiche de paie, fasse appel à un groupe de professionnels pour soutenir ses exigences en matière de fiches de paie.
Un logiciel gratuit pour la fiche de paie facilite la mise en œuvre des fiches de paie sans alourdir votre budget. Les meilleurs programmes peuvent calculer les salaires des employés, effectuer des calculs et des déductions fiscales et imprimer des chèques et des fiches de paie. Certains de ces programmes prennent même en charge la déclaration fiscale et proposent des dépôts directs. Dans ce guide, nous avons examiné six services gratuits de paie et de paie, puis nous avons choisi nos trois meilleures recommandations.
Comment fonctionne la fiche de paie ?
La fiche de paie commence techniquement par le remplissage par le salarié d’un formulaire W-4 dans lequel il indique à l’entreprise comment il souhaite être taxé2. Au cours de l’année, les informations contenues dans ce formulaire W-4 déterminent les impôts que l’entreprise retient au nom du travailleur. Lorsque les informations W-4 sont disponibles et que le travail a commencé, l’entreprise paie le salarié selon un calendrier régulier (par exemple.B hebdomadaire ou bi-hebdomadaire). Certains travailleurs peuvent être payés à des moments différents en fonction de leur statut salarial, par exemple.B. les employés d’une semaine et les travailleurs la semaine suivante.
Après que le salaire brut du salarié a été calculé pour une période de salaire, l’employeur doit retenir les impôts FICA (pour la sécurité sociale et Medicare) ainsi que les impôts sur le revenu au niveau fédéral et national3. Ces impôts sont parfois appelés «impôt sur les salaires». Il s’agit par exemple de cotisations de retraite ou d’assurance maladie, ainsi que de cotisations syndicales ou de dons à des œuvres caritatives. Ce processus de calcul des retenues et déductions, d’établissement de chèques de paie et de répartition des paiements est appelé fiche de paie. La fiche de paie couvre également les heures supplémentaires, les congés payés (ou non), les pourboires et autres particularités du salaire d’un employé4.
«La fiche de paie comprend également la tenue d’enregistrements. Pour chaque travailleur, un ensemble de données distinct doit être tenu, avec les montants versés pour chaque période de salaire. Ces informations sont utilisées pour les rapports de fin d’année, y compris les formulaires W-2 envoyés aux travailleurs5. Il est également nécessaire de tenir des registres des autorisations des travailleurs et de toute modification du salaire. Les calculs de salaire d’un seul employé au fil du temps sont considérés comme une preuve de mérite. Outre la preuve du mérite, tous les documents relatifs à la rémunération, aux déductions et aux retenues doivent être conservés pendant la durée de la relation de travail de l’employé.
Quel est le but de la comptabilité salariale ?
Qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une petite entreprise ou d’un conglomérat, les salaires doivent être traités et versés aux employés. Il s’agit d’une fonction essentielle, indépendamment du secteur, de la taille, de la situation géographique ou du nombre d’employés. Une erreur, et les conséquences peuvent aller d’un employé mécontent à de lourdes pertes qui s’élèvent souvent à plusieurs millions de roupies. L’objectif de la fiche de paie est donc de traiter et de payer correctement les salaires, de maintenir l’éthique de travail et la confiance des employés et de réduire les coûts pour l’entreprise.
Quels sont les éléments de la fiche de paie ?
La fiche de paie est une fonction d’entreprise qui comprend:
Structurer la politique salariale de l’entreprise, y compris la compensation des congés et les heures supplémentaires
- Options de paiement flexibles, allocations, modèles d’économies d’impôt, etc.
- Définition d’éléments de salaire tels que le salaire de base, l’HRA et le LTA.
- Calcul du salaire brut et du montant net à payer après déductions.
- Traitement mensuel et déblocage des salaires des employés, y compris les primes annuelles éventuelles.
- Dépôt de déclarations fiscales et paiement de taxes telles que EPF, TDS, etc. auprès de l’autorité compétente.
Quelles sont les étapes du processus de fiche de paie ?
La fiche de paie se répartit en trois phases: précompte, facturation effective et recompte.
Avant la fiche de paie
Parmi les étapes partielles figurent la définition des directives sur les salaires, la collecte de toutes les données relatives aux salaires des différents départements et la validation de ces données. Voyons ça de plus près:
L’établissement de directives sur les salaires signifie essentiellement la standardisation des directives relatives à la facturation des congés, des heures supplémentaires, de la présence, des prestations et autres avantages. La tâche suivante consiste à collecter toutes les données relatives à la fiche de paie de chaque employé, par exemple.B le nombre de jours d’arrivée et d’absence, le nombre total d’heures supplémentaires effectuées, les messages informatiques, les données des fournisseurs de cantines, des transporteurs et d’autres services concernés. Les données collectées sont ensuite recoupées avec les directives de l’entreprise, vérifiées au bon format, puis transmises au traitement proprement dit.
Fiche de paie effective
Nous en sommes ainsi à la prochaine étape du processus. Dans cette étape, toutes les données sont calculées, généralement à l’aide d’un logiciel qui vous fournira le montant net à verser à chaque employé en fonction de toutes les déductions nécessaires.
Après le décompte
Cette dernière étape comprend le respect des dispositions légales par le paiement aux autorités compétentes, telles que l’EPFO, le service informatique et l’ESI, la comptabilité salariale, le paiement par espèces, chèques ou virements bancaires et les rapports, qui comprennent l’établissement de rapports précis pour l’analyse et d’autres mesures.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie complète ?
Lorsque l’entreprise suit toutes les étapes d’un cycle de fiches de paie, c’est-à-dire avant la fiche de paie, pendant la fiche de paie proprement dite et après la fiche de paie, on parle d’un cycle complet de fiches de paie.
