La paie est le processus commercial de rémunération des employés. Le décompte de salaires consiste à calculer les revenus des employés et à comptabiliser les charges sociales.  Le terme décompte de salaires peut également se rapporter aux points suivants:

– Les dossiers financiers d’une entreprise concernant ses employés.

– La distribution des chèques de paie aux employés.

– Relevés annuels des salaires des employés.

La comptabilité des salaires peut être la plus grosse dépense d’une entreprise. Et le processus de paie est compliqué. Cependant, si vous comprenez les composants individuels du décompte de salaires, vous pouvez mieux évaluer les finances de votre entreprise. Cela permet également de s’assurer que vous vous conformez aux lois sur le travail fédérales et étatiques.

Étapes pour traiter la paie

  1. Collecter des données

Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous devez enregistrer ses informations de fiche de paie sur le formulaire W-4. Les employeurs sont tenus de retenir des montants pour les impôts fédéraux et d’État et peuvent retenir de l’argent pour les paiements de prestations.

  1. Calculez le salaire net

Le salaire net de l’employé est le salaire brut moins les retenues d’impôt et les avantages sociaux. Ils calculent également les retenues à la source pour les taxes Medicare, les taxes de sécurité sociale et toutes les taxes locales applicables.

  1. Émettre des paiements

Vous devez payer le salaire net de l’employé par dépôt direct ou en faisant un chèque papier.

  1. Déclarez les impôts

Vous devez déposer une déclaration fiscale pour l’impôt fédéral et les retenues d’impôt d’État auprès de l’IRS et du centre des impôts d’État. Ils déclarent les cotisations de retraite, les allocations de chômage de l’État, les taxes d’assurance-maladie et les cotisations de sécurité sociale à d’autres entités.

  1. Retenir et payer les taxes

Vous devez soumettre tous les paiements d’impôts et de prestations aux autorités fiscales, aux sociétés de retraite et aux autres organismes de prestations.

Composantes essentielles de la paie

Le processus de paie comporte de nombreux éléments.  Nous avons divisé chaque composant en trois catégories : informations sur les employés, salaires et traitements, et retenues.

  1. Informations pour les employés

Avant que les employés ne soient payés, ils doivent vous fournir certaines informations. Tout d’abord, ils doivent remplir le formulaire W-4. Tous les employés doivent remplir ce formulaire dès que vous les embauchez. Le formulaire W-4 fournit des informations sur la retenue d’impôt fédéral sur le revenu d’un employé. Il contient également les informations personnelles de l’employé, telles que le nom, l’adresse et le numéro de sécurité sociale. Toutes ces informations vous aideront à traiter la paie et à distribuer les chèques de paie. L’IRS recommande aux employés de revoir leurs retenues annuellement.

  1. Salaires et traitements

La deuxième catégorie est le salaire d’un employé. Soit vous versez à un employé un salaire annuel ou un salaire horaire. Les salariés gagnent un montant fixe par période de paie.  Les salariés, ou travailleurs horaires, gagnent un taux horaire. La fiche de paie d’un employé peut indiquer le salaire brut, les heures travaillées, la rémunération des heures supplémentaires, les cotisations et remboursements d’avantages sociaux, les revenus supplémentaires et les salaires nets.

Salaire brut

Le salaire brut est le montant total en dollars que vous versez à un employé avant toute déduction. Le salaire brut est le montant que gagne un salarié « avant impôts ».

Temps des employés

Le temps de l’employé fait référence au nombre d’heures travaillées par un employé au cours d’une période de paie. La plupart des entreprises ont besoin d’employés horaires pour suivre leur temps. Cependant, certains employés peuvent également suivre le temps lorsqu’ils reçoivent une rémunération pour les heures supplémentaires.

Paiement des heures supplémentaires

La plupart des employés non exemptés ont droit à une rémunération des heures supplémentaires telle que définie par la Fair Labor Standards Act (FLSA).  La FLSA stipule que la rémunération des heures supplémentaires pour un employé non exempté est égale au taux de rémunération normal multiplié par 1,5. Le taux de rémunération des heures supplémentaires s’applique aux heures qu’un employé non exempté travaille plus de 40 heures dans une semaine de travail. Un autre terme courant pour les heures supplémentaires est  » time and a half « . Les employés normalement exemptés ne reçoivent pas de rémunération pour les heures supplémentaires. Les employés exemptés comprennent toute personne gagnant plus de 684 $ par semaine ou 35 568 $ par année. Le ministère du Travail des Etats Unis , U.S. Department of Labor (DOL) applique la FLSA. Les lois du travail de votre État fédéral peuvent fixer des taux de rémunération des heures supplémentaires et des exigences pour votre personnel.

Cotisations et remboursements

Les avantages sociaux sont des cotisations que vous pouvez mettre à la disposition de vos employés. Les types d’avantages sociaux les plus courants comprennent l’assurance maladie, les pensions de retraite et les congés payés. Cependant, vous déduisez bon nombre de réalisations exceptionnelles du salaire de l’employé. Sur présentation des documents, l’employé a droit au remboursement des montants déduits. Un exemple de contribution aux prestations est le remboursement par l’assurance maladie d’une visite médicale annuelle. Un autre exemple est celui des remboursements de formation continue, où le SIE peut indemniser un employé pour avoir suivi des cours liés au travail ou pour l’obtention d’un diplôme universitaire.

Revenus supplémentaires (pourboires, commissions et bonus)

Un revenu supplémentaire peut s’appliquer aux travailleurs des services, aux vendeurs et à toute personne éligible au bonus. Les types d’avantages les plus courants sont les pourboires, les commissions sur les ventes et les primes. Les lois locales et de l’État fédéral peuvent imposer certaines formes de rémunération supplémentaire à un taux plus élevé. Les pourboires sont un type particulier de revenu supplémentaire. Selon les lois sur le salaire minimum de votre pays, les pourboires peuvent contribuer au salaire horaire total d’un employé.  Selon la FLSA, les employés doivent gagner plus de 30 $ en pourboires par mois pour que cela affecte leur taux de rémunération. De plus, les pourboires et salaires de l’employé ne doivent pas être inférieurs au salaire minimum. Un salaire minimum de votre salaire fédéral peut différer du salaire minimum fédéral, qui est de 7,25 $ de l’heure.  Le salaire minimum fédéral pour les employés à pourboire est de 2,13 $ de l’heure plus les pourboires pour atteindre 7,25 $ de l’heure.

Salaire net

Après avoir déduit toutes les retenues, le montant restant correspond au salaire net de l’employé. Il est aussi appelé « Take-Home-Pay ». Le salaire net est le montant que les employés reçoivent le jour de la paie.

  1. Déductions

Les retenues sont tous les montants déduits de la paie d’un employé à des fins fiscales ou autres. Les déductions courantes comprennent les charges sociales, les retenues sur salaire, les saisies sur salaire et les déductions des prestations.

Impôt sur les salaires

L’impôt sur les salaires est la déduction la plus courante. Vous retenez ces impôts sur le salaire brut d’un employé. Les charges sociales désignent les cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie.  «Taxe FICA» est un autre terme courant pour ces taxes.  FICA est la loi fédérale sur les cotisations d’assurance, qui a introduit la taxe de sécurité sociale. Le taux d’imposition FICA est de 7,65 %. Le taux d’imposition individuel de la sécurité sociale est de 6,2 % et le taux d’imposition de l’assurance-maladie est de 1,45 %.

Retenues sur salaire

Ces déductions concernent l’impôt sur le revenu et l’impôt sur le chômage. Le W-4 de l’employé détermine le montant que vous devez retenir pour l’impôt fédéral sur le revenu. L’impôt sur le revenu et l’impôt sur le chômage varient en fonction de votre emplacement. Il existe des taux d’imposition fédéraux, étatiques et parfois locaux.  Les lois fédérales et étatiques déterminent les taux d’imposition du chômage.

Saisies sur salaire

Les saisies sur salaire ne sont pas une déduction courante. Les employés dont le salaire est saisi le font en raison d’une ordonnance du tribunal sur un crédit ou une affaire civile. Les types de saisie de salaire comprennent

– Paiements de crédit, de frais médicaux ou de prêts personnels.

– Paiements de la dette du consommateur ou paiements de faillîtes.

– Pensions alimentaires ou pensions alimentaires pour enfants.

– Remboursements de prêts étudiants fédéraux.

Le montant à retenir dépend de l’ordonnance du tribunal. La loi fédérale établit des repères de saisie sur salaire basés sur le revenu total d’un employé. Les lois des États fédéraux sur la saisie des salaires varient.

Retenues sur les prestations de sécurité sociale

Les déductions d’avantages peuvent inclure les frais médicaux, les cotisations 401(k), l’assurance-vie ou d’autres avantages. Contrairement aux cotisations aux avantages sociaux, ces avantages ont un coût pour les employés en échange d’un avantage ou d’une couverture. En règle générale, les employeurs et les employés paient une partie du coût mensuel de l’assurance maladie. Les régimes de retraite prennent souvent un pourcentage du revenu de l’employé et le versent sur un compte de retraite en son nom. Les avantages que vous réclamez avant que l’impôt ne soit déduit sont appelés « impôt différé ».  401(k) est un exemple courant puisque les employés paient des impôts lorsqu’ils retirent des fonds. D’autres avantages sont imposables, comme un Roth 401(k). Vous déduisez les avantages imposables du salaire brut d’un employé après avoir déduit les impôts. Passez en revue les lois locales, étatiques et fédérales sur les avantages imposables pour vous assurer que votre entreprise reste conforme.